Quelle réunionnite ? Il n’y a pas assez de réunions !

Aujourd’hui Xerfi Canal a reçu Michel Mondet, Président d’Akeance Consulting, pour parler des réunions en entreprise. Une interview menée par Thibault Lieurade.

Thibault Lieurade : Bonjour Michel Mondet, vous êtes président d’Akeance Consulting et aujourd’hui nous allons aborder la tendance des entreprises françaises à user et abuser de la réunion, si bien que l’on évoque aujourd’hui ce mal français que serait la « réunionnite ». Alors qu’en pensez-vous, vous à votre niveau ? Avez-vous l’impression de perdre votre temps dans d’interminables réunions ?

Michel Mondet : Vous connaissez bien Thibault, les réunions, il y en a trop et pas assez. Je pense surtout qu’il n’y en a pas assez, et qu’il n’y a pas assez de bonnes réunions. Et puis « le mal français », vous savez, vivez un peu en Allemagne, travaillez avec des allemands et vous verrez que pour tout et rien ils font réunir 10 personnes. Et pourtant l’Allemagne marche plutôt bien je pense…

Thibault Lieurade : Alors dites-nous en un peu plus, parce que « pas assez de réunions », cela peut en choquer certains. Encore une fois, on parle de « réunionnite » !

Michel Mondet : Je le sais bien, mais les réunions que l’on vit sont bien souvent à la fois mal organisées et mal pensées. Elles sont mal organisées de manières assez évidentes et même épatantes parfois parce que vous n’avez ni d’horaire de début ni d’horaire de fin avec des gens qui arrivent en retard, c’est le fameux « quart d’heure d’Ile de France ». Il faut être à l’heure et finir à l’heure. Il faut qu’il y ait une organisation, une salle prête etc. Alors évidemment, lorsque ce n’est pas le cas tout le monde se précipite sur ses Smartphones et passe la réunion à envoyer des textos sous la table. La réunion s’effiloche et personne n’est content, les participants ont trouvé ça interminable, l’orateur n’est pas content et effectivement la réunion n’a pas été bonne.

Thibault Lieurade : Alors vous avez dit « mal organisées », vous avez également dit « mal pensées »…

Michel Mondet : Oui « mal pensées » car les réunions doivent avoir un vrai sujet. Un comité de direction n’est pas fait pour refaire la stratégie tous les huit jours ou pour que chacun lise son agenda sur son iPhone. Une réunion a un sujet : de quoi va-t-on parler et de quoi ne va-t-on pas parler. Et tout le monde doit y participer. On a un vrai sujet qui est embêtant, c’est qu’en général, en réunion, il y a une personne descendante qui est le sachant, l’acteur ou l’orateur. Cette personne-là est seule, avec des « Claudettes » autour d’elle mais un peu confit, comme pour les fruits, c’est un peu le sirop qui va avec…Donc il y a en réalité un sachant/orateur au milieu tandis que le reste est plutôt là pour confire l’orateur et il n’y a pas de véritable participation de la part de l’ensemble des acteurs autour de la table.

Thibault Lieurade : Alors comment peut-on renforcer cette collégialité et donc renforcer l’attention des participants ?

Michel Mondet : Très simplement, je pense qu’il faut formater les réunions. Premièrement, les formater beaucoup plus courtes, pour qu’elles puissent être plus fréquentes et qu’elles puissent faire participer plus de monde. Des réunions d’un quart d’heure c’est possible : il faut les prévoir, commencer à l’heure et finir l’heure et avoir un sujet précis à traiter. On peut passer à une demi-heure ou trois quarts d’heure, la durée n’est pas importante en soit du moment qu’elle reste courte et que l’on s’y tient. Deuxièmement, pour les réunions régulières, il faut avoir un ordre du jour permanent et un ordre du jour éphémère pour que l’on puisse savoir à quoi sert la réunion de manière régulière et qu’est-ce que l’on y ajoute parce que ponctuellement, l’actualité, le projet ou les évènements de l’entreprise font que l’on étoffe l’ordre du jour permanent avec un certain nombre de sujets.

Thibault Lieurade : Mais cela ne risque-t-il pas de dégrader la qualité des échanges qui peuvent intervenir au bout de plusieurs longues minutes, au-delà de la demi-heure de discussion ? Les Brainstormings par exemple ?

Michel Mondet : Oui vous avez un peu raison, les Brainstormings sont plus longs et on peut dire qu’une réunion trop courte tue la réunion. Mais cela étant dit, il faut aussi revoir le contenu et le sujet de la réunion. Le vrai sujet d’une réunion, c’est quand même son sujet et ce n’est pas tautologique. Je pense qu’il y a beaucoup de réunions qui sont mésestimées, sous-estimées et qui tiennent aux débriefings des périodes passées. On accorde un petit peu trop de temps à demain et pas assez à hier. On est sur des débriefings de post mortem sur les projets, dieu sait si j’en vois passer dans les projets du cabinet, qui sont rarement valorisés et rarement bien préparés.

Thibault Lieurade : Et alors comment ça se passe chez Akeance ?

Michel Mondet : On ne fait pas vraiment exception Thibault. On a un peu de mal à faire nos réunions post mortem sur les missions, on a un peu de mal à faire nos réunions hebdomadaires pour la gestion du cabinet, etc. Je pense vraiment qu’il faut que l’on fasse attention. Il y a comme un effet Doppler en réunion, il y a toujours cette envie d’avenir qui mord sur la satisfaction d’hier, mais je pense qu’il faut consacrer autant de temps à l’un et à l’autre. Il faut avoir des réunions pour faire des débriefings, des post mortem, tirer des leçons et se satisfaire de son passé pour essayer de préparer un peu mieux son avenir.

Thibault Lieurade : A garder en tête lors des prochaines réunions que ceux qui nous écoutent vivront. Merci beaucoup Michel Mondet.

Michel Mondet : Merci Thibault.