Le conseil en choix d'outils informatiques

Dans la plupart des cas, ce sont les directions métiers (finance, immobilier, ressources humaines..) qui sont nos interlocuteurs. Il arrive parfois que les DSI soient les demandeurs d’accompagnement sur le choix d’un outil mais ce sera probablement au sein d’une ETI et probablement également à l’occasion d’un choix d’ERP ou de solutions transverses telles que la Gestion Électronique de Documents (GED) plus que pour le choix de solution métiers.

Notre approche est somme toute traditionnelle. Une première phase d’études des besoins et de rédaction du cahier des charges se mène en parallèle de l’identification des solutions retenues a priori.
Cette identification des solutions pertinentes s’appuie souvent sur les benchmarks des solutions du marché dont nous disposons (ERP, Outil de Pilotage, TMS, progiciels métiers, etc.).

Ensuite, la phase d’échanges avec les éditeurs permet de répondre aux questions des éditeurs mais aussi de mieux appréhender certaines fonctionnalités ou contraintes techniques de telle ou telle solution. Enfin, la dernière phase permet le dépouillement des offres et la rédaction des éléments de choix à destination du client.

Akeance Consulting présente toutefois des éléments de différenciation forte. En effet, la première phase est particulièrement approfondie. Elle permet de cadrer le projet : son périmètre de fonctionnalités, de filiales, de géographies…, ses volumes attendus, le niveau d’automatisation attendu… Cette étape de cadrage est majeure dans le choix d’un outil afin de sécuriser le choix final et éviter les déceptions par rapport à des attentes peu ou pas ou encore mal exprimées au début du projet. Le cahier des charges relève du même esprit : il doit être rédigé précisément, en texte et non en « bullet points », afin que chaque acteur de l’entreprise partage le besoin et l’incrémente / l’amende / le modifie avant l’envoi aux éditeurs.

Ce cahier des charges a vocation, paradoxalement, moins répondre aux besoins de compréhension de l’éditeur qu’à la bonne compréhension de l’entreprise cliente.

La phase de dépouillement et de rédaction des éléments de choix nécessite de présenter le plus de scénarios possibles et surtout d’identifier tous les arguments sans prendre parti. C’est un exercice en soi, dans la mesure où les équipes d’Akeance Consulting connaissent bien les solutions possibles pour leur client. Il est impératif de laisser l’entreprise faire son choix de manière indépendante.

De manière systématique, Akeance Consulting présente une feuille de route simplifiée pour chacun des scénarios exposés.

Certaines entreprises sollicitent un accompagnement pour le cadrage du projet ou pour l’expression de besoin, sans aller plus loin dans la mise en perspective du projet. Cela présente le risque de réduire cette phase amont à un exercice trop peu précis / trop peu affiné. En effet, un cadrage peut nécessiter 4 jours de travail pour quelques slides d’information aux équipes comme 4 semaines pour réaliser in fine un véritable kick off du projet. Il nous semble toujours préférable d’inscrire cette première phase dans une vision complète du déroulement du projet, quitte à négocier les budgets au fur et à mesure de son déroulement.

C’est tentant, au fil des présentations, de vouloir la fonctionnalité de A, le prix de B et les contraintes techniques de C… C’est bien normal. Toutefois, le risque induit est plus dangereux. En effet, le choix final risque de s’accompagner de trop de développement spécifiques ou de trop d’interfaces, habituelles sources d’insatisfaction.