Le pilotage de l'implémentation

Dans la suite logique d’un choix d’outil, le projet d’implémentation constitue une nature de mission fréquente chez Akeance Consulting. Nos interlocuteurs sont donc essentiellement les directions métiers (finance, immobilier, risques, production,…) et parfois les directions des systèmes d’information, en général quand il s’agit d’outils transverses.

Le positionnement de notre offre est clairement de diriger le projet de manière déléguée, aux côtés du directeur de projet.

L’implémentation d’un outil consiste in fine à migrer des données d’un ancien système (ou de plusieurs systèmes) vers une nouvelle solution avec des traitements et outputs souhaités.

L’organisation du projet s’appuie systématiquement sur un découpage des activités du périmètre concerné pour permettre l’émergence d’ateliers de travail dont l’objet est le rapprochement, dans le détail, du besoin de fonctionnalités de l’outil et des capacités de l’outil à y répondre Le rapprochement des deux aspects permet de faire émerger des arbitrages entre l’adaptation de l’outil et le changement du modus operandi chez le client. La réussite de ces premiers travaux réside beaucoup dans la précision de l’analyse du besoin comme dans la précision de la compréhension de l’outil.

La phase ultérieure (au demeurant, pas nécessairement séquentielle) consiste à « passer commande » à l’éditeur puis à entamer les premières phases de recettes de données.

Les recettes des traitements (appelées parfois recettes dynamiques ou tests en grandeur réelle) doivent être menées après une sécurisation des recettes de données. Vouloir paralléliser au prétexte de gagner en délais est une erreur : on doit pouvoir identifier immédiatement la cause d’une mauvaise recette, ce qui suppose qu’on sache très vite s’il s’agit d’un problème de donnée ou un problème de traitement.

Enfin, un « run à blanc » ou « une homologation » sont des phases de tests toutes données, tous traitements confondus pour s’assurer que, en quelque sorte et de manière triviale, la somme des recettes de données et de traitements.

Outre le rôle de directeur de projet délégué, Akeance Consulting peut se voir confier des missions d’accompagnement des équipes de l’entreprise sur tel domaine d’activité pour telle phase du projet, en tant que de besoin.

Les méthodes, les outils, les tableaux de suivi, de reporting projet et autres supports ne sont rien si l’équipe projet ne s’adresse pas directement aux acteurs concernés pour tel ou tel problème. « On n’attend pas la réponse au mail : on passe le voir » est un peu l’adage chez Akeance quant à ces missions de pilotage de l’implémentation de l’outil. Outre de rendre plus sympathique le projet (l’expérience d’intégrateurs à distance est source de grandes difficultés, au demeurant), rencontrer directement les équipes en bilatéral accélère / sécurise réellement les délais.

Ces projets d’implémentation impliquent un grand nombre d’acteurs et un très grand nombre de « petites tâches » (c’est très vrai dans les phases de recettes, tests et autres homologations). Le rôle de la direction de projet qu’Akeance Consulting assume est de gérer très rigoureusement le suivi de chacune de ces tâches. Il est dangereux de déléguer telle ou telle partie ou, pire, d’appliquer des méthodes dites « modernes » pour certaines étapes du projet ou certains périmètres d’activité. La centralisation détaillée doit rester la règle.

L’application des méthodes agiles peut parfois apparaître aux yeux des décideurs ou des opérationnels, comme la panacée face aux limites des méthodes traditionnelles des années 1980 (méthodologie en cascade, cycle en V,…). Toutefois, plus que la méthode, c’est le bon sens qui doit primer. Il y a par exemple certains « points de passage » obligés, quelle que soit la méthode, comme la nécessité de formaliser le besoin pour éviter des travaux inutiles, faute d’une réflexion aboutie. Il revient au chef de projet de donner le cap, le tempo, de s’assurer de l’adhésion et de la motivation de chacun … et de faire preuve de pragmatisme dans le choix et l’application des méthodes.