La facturation électronique ou e-invoicing : plus qu’une réforme, c’est un projet !

Le contexte de la mise en œuvre de la facturation électronique : d’abord un calendrier

La loi de finance rectificative pour 2022 a confirmé le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique (e-invoicing) pour l’ensemble des sociétés assujetties à la TVA. Ainsi, en fonction de leur taille, les entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques et de transmettre certaines données de transaction à l’administration fiscale selon le calendrier suivant :

• 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
• 1^er janvier 2025 pour le ETI,
• 1^er janvier 2026 pour les PME.

Les entreprises vont par conséquent devoir, pour ces dates, déposer leurs factures clients sur le Portail Public  de Dématérialisation (PPD) :

• soit en contractualisant avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), utile en cas d’envoi de factures directement à ses clients en parallèle du dépôt sur le portail public comme dans le cadre de flux EDI couramment utilisés dans les secteurs de l’industrie et de la grande distribution,
• soit en faisant appel à un opérateur de dématérialisation (OD) permettant de déposer ses factures sur le portail public au format attendu.

Mais, rassurons-nous : il y aura une période transitoire où les factures manuelles pourront perdurer.

Dans le même temps, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1^er juillet 2024.

Un calendrier au triple paradoxe

Le premier paradoxe porte sur le calendrier lui-même : les factures émises se mettent en œuvre petit à petit et les factures reçues se mettent toutes en œuvre au 1^er juillet 2024. Mais il semble difficile de scinder ainsi cette modernisation de la facturation.

Le deuxième paradoxe tient au fait que cette émission des factures clients sous format électronique … existe déjà pour la moitié des entreprises, celles qui travaillent avec le public ! Il est en effet obligatoire depuis 2020 de transmettre à tout donneur d’ordre public une facture électronique. Ainsi, le portail Chorus Pro reçoit l’ensemble des factures fournisseurs des transactions BtoG, permettant ensuite un échange d’informations entre le donneur d’ordres et le fournisseur quant au processus de validation et de règlement. 75 millions de factures sont traitées ainsi annuellement, représentant un flux de l’ordre de 100 milliards d’euros. Au regard des enjeux tant pour l’Etat de meilleure collecte de la TVA que pour les entreprises en termes de simplification des processus administratifs et d’optimisation des délais d’encaissement, une généralisation plus rapide de ce mode de facturation serait pertinente.

Enfin, troisième paradoxe de calendrier, malgré la proximité dans le temps de cette mise en œuvre, le baromètre 2022 Best Practices – Generix Group met en évidence que plus 40% des entreprises ne connaissent ni leurs obligations en termes de facturation dématérialisée ni les échéances associées.

Or l’ensemble des entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format dématérialisé dès le 1^er juillet 2024. Les gains induits par cette réforme et mis en avant par l’Etat pour l’entreprise ne se concrétiseront que par la mise en œuvre de flux intégrés entre la Plateforme Publique Dématérialisée et les outils comptables. Il s’agit par conséquent d’un projet « classique » de flux de données dont nous constatons trop souvent la complexité de mise en œuvre. Mettre en œuvre ce type de flux au sein de la majorité des sociétés françaises d’ici 18 mois nous semble a contrario un jalon très ambitieux.

Des travaux de mise en œuvre qui vont au-delà d’un simple interfaçage avec une plateforme

                La lecture de la documentation concernant cette réforme met en avant la nécessité de mettre en œuvre une connexion entre son système de gestion et le Portail Public de Dématérialisation. Cependant, en complément des flux de facturation, le routage des factures au client se fera grâce à un annuaire central des entreprises, qui constitue une brique du Portail Public de Dématérialisation. Un référentiel clients de mauvaise qualité ou incomplet conduira à des erreurs d’adressage de factures et par conséquent à des retards de règlement. Aussi, la mise en qualité des données clients tels que les SIREN, les SIRET, voire des codes de routage plus fins est un prérequis au passage à la facturation électronique, ce qui peut représenter une charge de travail conséquente, voire supérieure, aux travaux d’interfaçage entre Portail Public de Dématérialisation et le système de gestion.

                En complément des flux de facturation (e-invoicing) et du flux d’adressage (annuaire), 2 flux complémentaires sont demandés :

• un flux relatif au cycle de vie de la facture,
• un flux, dit « e-reporting », portant sur des données de facturation sur un périmètre élargi (flux BtoC et BtoB international).

                Le flux relatif au cycle de vie de la facture doit permettre un meilleur échange d’informations entre le client et le fournisseur au travers d’une liste de statuts normés afin d’éviter, in fine, les retards de paiement. Sur le même principe que sur Chorus Pro, le fournisseur sera informé au travers du portail public des éventuelles difficultés rencontrées pas son client afin de mettre sa facture en règlement (facture rejetée, facture en litige…). La mise en œuvre d’un tel échange d’information peut s’apparenter à partager avec ses partenaires son workflow de validation interne … encore faut-il être en mesure de partager ce processus. En effet, nombre de PME et d’ETI ont encore sur ce sujet des tâches très manuelles et non dématérialisées. Ainsi, la mise en œuvre d’un workflow dématérialisé de validation de factures fournisseurs semble un quasi-prérequis au partage de ces informations, sans que cela ne génère une charge de travail conséquente. La réforme induit donc pour nombre de PME et d’ETI une remise à plat de son processus achat ainsi qu’une digitalisation de ce dernier. Là encore, entamer ces travaux semble urgent.

Le flux relatif à l’ « e-reporting » semble quant à lui plus simple à mettre en œuvre, puisse qu’il s’agit de données portant sur l’ensemble du poste clients de l’entreprise et déjà présentes en comptabilité, qu’il sera nécessaire de partager.

Enfin, au-delà de ces travaux, qui constituent des prérequis à la correcte application de la réglementation, travailler sur ses flux de facturation clients ou fournisseurs constitue une excellente occasion de réfléchir aux référentiels analytiques utilisés : les axes analytiques constituent-ils toujours un découpage pertinent de mon activité ? mes centres de coûts sont-ils au bon niveau de maille ? ….

Un vrai projet à ne pas sous-estimer

Ainsi, l’e-invoicing n’est pas la mise en œuvre d’une n-ième réforme. La mise en œuvre de la facturation électronique représente en effet pour beaucoup (la plupart ?) de sociétés un véritable projet de transformation impactant les processus, les outils et les données. Ces transformations induisent l’intervention d’une équipe alliant :

• la connaissance des bonnes pratiques en termes de processus administratifs, au travers desquels se concrétiseront les gains attendus,
• le pragmatisme dans les travaux de mise en qualité des données, chantier très souvent peu systématique et peu exhaustif,
• l’agilité avec les systèmes d’information, les outils mis en œuvre devant s’insérer dans un écosystème informatique en place.

 Autant de compétences qu’Akeance met à la disposition de ses clients !