Choisir un ERP : quelques clés de lecture de l’offre à destination des entreprises du mid-market.

L’ERP : un outil de simplification…

ERPLe terme ERP – Enterprise Resource Planning – est apparu au début des années 1990 pour désigner des applications informatiques visant à regrouper différentes fonctions de l’entreprise au sein d’un système unique, « intégré ». Cinq caractéristiques définissent un ERP. Elles sont communément admises comme les avantages de ceux-ci sur des systèmes d’information dits « best of breed », c’est-à-dire composés de plusieurs applications dédiées chacune à une activité spécifique :

  • l’unicité logique de l’information entre les différents modules, et donc entre les différents métiers utilisateurs ;
  • la mise à jour des informations en temps réel et dans tous les modules ;
  • la traçabilité des données ;
  • un concepteur, un éditeur unique ;
  • la couverture des processus clés de l’entreprise à travers une ou plusieurs fonctions (opérationnelles et / ou supports).

Les ERP peuvent apporter aux entreprises ayant la taille critique, ou en passe de l’atteindre, des bénéfices réels, notamment par rapport à des outils et des modes de travail manuels : sécurité, cohérence, circulation et disponibilité immédiate de l’information, structuration des processus et des « workflows », simplification des schémas informatiques, par exemple.

Les éditeurs promettent en sus d’importants gains de productivité et d’efficacité (parfois plus difficiles à mesurer). Tous, ou presque, proposent aujourd’hui des ERP « adaptés aux spécificités des PME », « intégrés », « totalement modulaires », « faciles et rapides à mettre en œuvre » tout en répondant « aux besoins de chaque client ».

Une pléthore d’acteurs, des promesses identiques et des solutions a priori similaires pour les atteindre ont rendu l’offre des ERP « mid-market » uniforme et, en fin de compte, assez opaque.

 …dont le choix est complexe.

Comment, dès lors, s’assurer de réussir son projet de mise en œuvre ?
Pourquoi et comment choisir un ERP plutôt qu’un autre ?
Quel outil privilégier pour répondre aux besoins spécifiques de mon secteur, de mes marchés, de mon modèle ?

Le benchmark Akeance Consulting des ERP destinés au « mid-market », récemment mis à jour, évalue les capacités, forces et faiblesses des solutions sur les principales fonctions et activités de l’entreprise : finance, ventes et commerce, achats et approvisionnement, supply-chain et gestion des stocks, fabrication, gestion de la relation clients, etc.

Notre étude fait apparaître deux grandes catégories dans cette offre « mid-market » :

  • les ERP destinés aux manufacturiers ;
  • les ERP « généralistes ».

Sans surprise, l’apport fonctionnel majeur des ERP de la première catégorie réside dans leurs capacités avancées de planification, de gestion de la production (Gestion de Production Assistée par Ordinateur, contrôle de la qualité, suivi en temps réel de l’exécution, modules « bureaux d’études », maintenance) et de pilotage de la chaine logistique. À ces modules « manufacturiers » s’ajoutent des fonctionnalités (au sens informatique du terme) financières qui se veulent adaptées aux besoins spécifiques du secteur : calcul du Prix de Revient Industriel, pilotage du BFR, gestion fine des stocks, etc.

Fait intéressant : les capacités « supply chain » de ces ERP en font, par capillarité, des alternatives à considérer pour des entreprises dont les pratiques et les modèles se rapprochent de ceux des fabricants. C’est notamment le cas des distributeurs.

Les ERP de la seconde catégorie, « généralistes », sont globalement moins performants que les premiers sur les problématiques de fabrication. Ils bénéficient en revanche d’une grande souplesse de paramétrage liée à la moindre spécialisation de leurs modules principaux. Elle leur permet de gérer différents contextes et différents modèles, parfois conjointement : multiplicité des modes de facturation et des règles de tarification, souplesse des nomenclatures articles, processus et « workflows » entièrement paramétrables, adaptation aux contextes internationaux et aux normes comptables et métiers des différents pays, etc.

Leur spectre fonctionnel est un second avantage. Bâtis pour la plupart à partir d’un « cœur » comptable et financier, ces ERP ont étendu progressivement leur couverture à toutes les grandes fonctions de l’entreprise, opérationnelles comme supports. Des modules de gestion comptable et financière, des ventes, des achats, de la logistique, des projets, de la trésorerie, mais aussi des ressources humaines, des points de vente et de la relation clients (CRM) sont aujourd’hui proposés par la majorité des éditeurs.

Cette segmentation entre « manufacturiers » et « généralistes » se retrouve en appliquant un prisme sectoriel plus fin, c’est-à-dire en comparant les références clients des ERP dans différents secteurs économiques. Dans le cadre de notre benchmark, nous avons recensé nombre de références pour chacune des solutions étudiées.

Les ERP de la catégorie « manufacturiers », comme Epicor, IFS Applications ou encore Sage X3, comptent dans leurs références clients une large majorité d’industriels. Ils sont très bien représentés parmi les fabricants de petite et de moyenne tailles. Le constat est plus contrasté parmi les gros industriels du panel, où des ERP « manufacturiers » côtoient les « généralistes » de très grands éditeurs tels qu’Oracle, Microsoft, Infor ou SAP, ou encore Workday.

La fragmentation sectorielle qui distingue ERP « spécialistes manufacturiers » et « généralistes » ne se retrouve pas au sein de ces derniers, ou dans des proportions moindres. Les portefeuilles clients de ces éditeurs comptent une plus grande variété d’activités, des industries aux services financiers, en passant par la distribution, l’assurance, ou encore l’immobilier. Comment, dès lors, expliquer le positionnement de « spécialistes sectoriels » revendiqué par certains de ces éditeurs, tels que Qualiac dans la santé et les services publics, ou Cegid et Infor dans la distribution ?

D’abord par leur stratégie commerciale et par leur historique. Les éditeurs capitalisent sur leurs références clients et privilégient commercialement les mêmes secteurs, pour des raisons évidentes d’expérience et de légitimité.

Le comportement des clients est une seconde cause, intimement liée à la précédente. Les décideurs auront naturellement tendance à privilégier des ERP éprouvés sur leur secteur d’activité et sur des profils d’entreprises comparables… quitte à fermer la porte à des alternatives tout aussi adaptées techniquement, mais moins bien implantées ou ne disposant pas des quelques « belles références » nécessaires pour convaincre lors de la phase de vente.

Comprendre pour mieux choisir : le choix d’un ERP est avant tout un projet métier.

L’ambition du benchmark d’Akeance Consulting est de fournir une grille de lecture adéquate pour identifier des solutions susceptibles, a priori, de répondre aux considérations de nos clients eu égard à leur secteur et à leurs principaux objectifs stratégiques.

Seules, ces préoccupations générales ne présagent pas de la capacité d’un ERP à répondre à des critères déterminants mais propres à chaque client comme le nombre de dimensions analytiques, les particularités règlementaires de chacune des filiales, les besoins spécifiques en matière de « reporting », l’intégration de l’outil dans un SI global, et bien d’autres. L’analyse détaillée de l’organisation, des processus, des règles et des contraintes demeure un prérequis à tout choix d’ERP. Nous accompagnons donc nos clients dans la compréhension de leurs besoins, la définition de leurs critères de sélection et leur processus de décision, pour que leur choix d’ERP soit le meilleur possible.

D’autant plus qu’à celle d’un éditeur s’ajoutera la capacité d’un intégrateur à comprendre et retranscrire les spécificités de l’organisation dans l’ERP choisi. C’est pourquoi nous conduisons les projets de mise en œuvre pour nos clients : fluidifier la relation entre l’intégrateur et les métiers et faciliter la compréhension mutuelle, assurer la conformité de la solution livrée aux besoins exprimés et gérer le temps font partie intégrante de notre mission.